Praca zdalna, która zyskała na znaczeniu w ostatnich latach, wiąże się z szeregiem obowiązków zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracownika. Kodeks pracy precyzuje zasady, na jakich pracodawca musi zapewnić pracownikowi odpowiednie warunki do wykonywania pracy zdalnej. Jednocześnie, regulacje te wyznaczają granice dotyczące tego, co stanowi opodatkowany przychód pracownika.
Obowiązki i koszty
Według kodeksu pracy, pracownikowi na pracy zdalnej pracodawca musi zapewnić:
- Szkolenia niezbędne do wykonania pracy
- Narzędzia i materiały oraz pomoc techniczną
- Instalację, serwis i konserwację narzędzi pracy lub pokryć związane z nimi koszty, obejmujące również usługi telekomunikacyjne i koszty energii
- Zwrot poniesionych kosztów, innych niż wskazane
Zwrot poniesionych wydatków może następować w formie ekwiwalentu pieniężnego w wysokości ustalonej z pracodawcą lub wypłatą ryczałtu. Obowiązkowy zwrot kosztów w formie ekwiwalentu lub ryczałtu obejmuje koszty energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych oraz innych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
Pozostałe koszty np. koszty zużycia podlegają zwrotowi jedynie wtedy, gdy wynika to z aktów zakładowych dotyczących pracy zdalnej. Koszty niezwiązane bezpośrednio z wykonywaniem pracy zdalnej nie muszą być pokryte przez pracodawcę. Takim kosztem jest np. zakup biurka czy fotela biurowego, które zostały zaliczone jako wyposażenie stanowiska pracy, a nie do narzędzi.
Niezależnie od obligatoryjności zwrotu kosztów pracowniczych wynikających z pracy zdalnej, jest on wydatkiem związanym z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa, który musi zostać ujęty w kosztach podatkowych.
Przychód pracownika
Zgodnie z Kodeksem Pracy, dostarczenie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, pokrycie kosztów bezpośrednio związanych z tą pracą oraz wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu przez pracodawcę, nie stanowią dla pracownika przychodu podlegającego opodatkowaniu.
Zdalna praca przy komputerze może wiązać się z koniecznością zapewnienia pracownikowi okularów korekcyjnych. Pracodawca jest do tego zobowiązany, gdy dany pracownik spełnia wymogi rozporządzenia w sprawie BHP na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Wartość sfinansowanych okularów generuje po stronie pracownika przychód ze stosunku pracy, aczkolwiek nie podlega on opodatkowaniu, gdy zakup okularów jest wynikiem realizacji przepisów wspomnianego rozporządzenia. Stanowisko pracy zdalnej, które jest wyposażone w komputer, należy na podstawie wspomnianego rozporządzenia uznać za stanowisko pracy wyposażone w monitor ekranowy, a więc zapewnienie przez pracodawcę okularów po stronie pracownika będzie stanowiło nieopodatkowany przychód ze stosunku pracy.
W kontekście pracy zdalnej warto również zwrócić uwagę na prawo do podwyższonych kosztów. Przysługują one pracownikowi wykonującemu pracę zdalną w domu, gdy jego miejsce zamieszkania znajduje się w innej miejscowości, niż jego zakład pracy, niezależnie od faktycznego miejsca wykonywania pracy.
